Защо следва да имам касов апарат и кога се налага

Нужно е да разполагате с касов апарат /или фискален принтер/ в случай, че приемате плащания в брой или с карта. За фирми, които получават плащания от контрагенти единствено по банков път, наличието на касов апарат не е задължително.

Нормативният акт, регламентиращ наличието и използването на фискални устройства е Наредба Н-18.

Какво означава фискализация на касов апарат и колко често се налага?

Фискализацията на касовия апарат /или фискалния принтер/ се извършва еднократно, при покупка на касовия апарат. При фискализация се прави първоначален запис във фискалната памет на устройството, съдържащ следните данни:

– Име на фирмата;
– Адрес на фирмата;
– Булстат;
– ДДС № – в случай, че фирмата е регистрирана по ДДС;
– Адрес на търговския обект, от който се извършват продажби /за мобилните фискални устройства се изписва „БЕЗ СТАЦИОНАРЕН ОБЕКТ“/;
– Допълнителна информация за печат /Интернет страница, слоган и др./ – така наречените „клишета“;
– Номер на договор за сервизно обслужване;
– Програмиране на данъчни групи, департаменти, артикули и др.
След първоначалната фискализация при покупка на фискалното устройство, ежегодно се подновява сервизния договор и абонамента на SIM картата.

При смяна на собствеността на касовия апарат се извършва демонтаж на фискалната памет.

Какви документи за касовия апарат трябва съхранявам?

– касова книга;
– свидетелство за регистрация на фискално устройство;
– паспорт;
– договор за обслужване на касов апарат;
– знак в обекта Ви, гласящ „Клиентът е длъжен да съхранява касовата бележка до напускане на търговския обект“.

Какви са основните функции и параметри на касовия апарат и как да изберем?

Основните параметри на фискалните устройства, за които трябва да следим при покупка са следните:

– капацитет на фискалната памет – всеки дневен финансов финансов отчет с нулиране представлява отделен блок / запис / във фискалната памет. Например ако фискалната памет е с капацитет 1500 записа и дневни отчети с нулиране /Z-отчети/ се пускат ежедневно /или около 250 пъти в годината – колкото са работните дни/, фискалната памет на касовият апарат следва да бъде запълнена за около 6 години;
– капацитет на КЛЕН – обикновено е съобразен с капацитета на фискалната памет;
– възможност за програмиране на брой потребители, артикули, клиенти, начини на плащане /в брой, с карта и др./;
– брой департаменти;
– възможност за мобилна работа с батерия;
– възможност за работа в режим Фискален Принтер /т.е. касовия апарат да се управлява от софтуер, запазвайки изискуемите от Наредба Н-18 параметри.
– интерфейсни възможности – връзка с компютър, везна, сейф, баркод скенер, Bluetooth;
дисплей – многоредов, с подсветка, дублиращ клиентски дисплей;
клавиатура – брой бутони и функционалност;
размер на термохартията / касовата ролка/;

Какво е КЛЕН /Контролна Лента на Електронен Носител/

КЛЕН в най-общия случай представлява SD-карта, в която се записват всички бонове и отчети, отпечатани от касовия апарат. При необходимост, може да се отпечата информацията, записана в КЛЕН за период, като при печата се изписва ДУБЛИКАТ.

Каква е разликата между касов апарат и фискален принтер?
Касовият апарат разполага със собствена клавиатура, осигуряваща пълна функционалност и автономна работа на фискалното устройство. За разлика от него, фискалният принтер може да се използва единствено управлявайки се от софтуер. За сметка на това фискалните принетри са по-издръжливи и се предпочитат там, където се изисква надеждност при голям натоварване и разполагат с функцията „автоматичен нож“.

Повечето от съвременните касови апарати могат да бъдат свързвани със софтуерни системи и да работят в режим „Фискален принтер“.

Как да разпознаем дали една касова бележка е реална / легална?
Освен стандартната информация за продавача, чл. 26, ал. 1 от Наредба Н-18 изисква касовият бон да съдържа и:

– дата и час на издаване;
– индивидуални номера на фискалната памет и фискалното устройство;
– контролни число;
– графично логo BG;
– текст „ФИСКАЛЕН БОН“;
– от 2019 г. и двумерен (QR) баркод;

Какво е усторйството на касовия апарат / фискалния принтер/?
Фискалните устройства или така наречените ЕКАФП /електронни касови апарати с фискална памет/ в общия случай разполагат със следните елементи:

– фискална памет;
– данъчен терминал / GSM модул;
– клавиатура /за касовите апарати/;
– печатащо устройство – принтер;
– КЛЕН /Контролна Лента на Електронен Носител/ – най-често под формата на SD карта;
– дисплей;
– клавиатура;
– батерия /по избор/ и захранващо устройство;
– интерфейс /за връзка с компютър, везна, баркод скенер и др./;
– основна платка;
програмно осигуряване /Firmware/;

Какво означава програмиране на касовия апарат?

Във фискалните устройсва задължително се задават данъчни групи по департаменти:

Група Данъчна ставка
А 0%
Б 20%
В 20% – горива
Г 9%

Например, ако в един хотел от едно и също фискално устройство се издават касови бележки за нощуви /с данъчна ставка 9%/ и стоки от ресторант /с данъчна ставка 20%/, то в устройството се програмирт два департамента – по един за всяка група.

Също така в касовият апарат може да се програмират:

  • – начини на плащане /в брой, с карта и т.н./;
  • – артикули /описание, цена, баркод и т.н./;
  • – клиенти;
  • – потребители;
  • – лого;

Обади се